Digitale Formulare für Deine Prozesse: So einfach geht’s!

1. Die richtigen Prozesse finden

Analysiere deine bestehenden Arbeitsprozesse 

Bevor du mit der Digitalisierung deiner Formulare startest, solltest du deine bestehenden Arbeitsabläufe genau unter die Lupe nehmen. Analysiere, wo Engpässe entstehen, welche Aufgaben sich ständig wiederholen und welche Prozesse besonders viel Zeit oder Geld kosten. 

Priorisiere deine Prozesse 

Sobald du einen Überblick hast, geht es an die Priorisierung. Fokussiere dich auf die Prozesse mit dem größten Potenzial und bewerte sie nach Kriterien wie Zeitersparnis, Kosteneffizienz, strategischer Bedeutung, Nutzungshäufigkeit und Fehlerminimierung. So stellst du sicher, dass du zuerst die Abläufe optimierst, die den größten Mehrwert bringen. 

Prüfe die Umsetzbarkeit 

Im nächsten Schritt solltest du herausfinden, welche Prozesse sich am einfachsten umsetzen lassen. 

Folgende vier Fragen helfen dir dabei: 

• Ist der Prozess einfach genug? 
  Je einfacher der Ablauf, desto leichter lässt er sich digitalisieren. Starte mit Prozessen, die klar strukturiert sind aus wiederkehrenden Schritten bestehen. 

• Hat dein Tool die passenden Funktionen? 
  Nicht jedes Tool kann alles. Überlege, welche Features du brauchst. Zum Beispiel QR-Code-Scanning, Offline-Nutzung oder Task Management. 

• Muss das Formular mit anderen Systemen verknüpft werden? 
  Soll dein digitaler Prozess Daten in ein CRM, ERP oder eine andere Software übertragen? Falls ja, wähle ein Tool, das sich einfach integrieren lässt. 

• Wie offen ist dein Team für die Veränderung? 
  Eine neue digitale Lösung bringt nur dann Vorteile, wenn sie auch genutzt wird. Frage dich: Wie leicht ist die Einführung? Braucht dein Team Schulungen oder ist die Bedienung intuitiv genug? 

Tipp: Beziehe dein Team frühzeitig ein, sammle Feedback und zeige ihnen, wie die Digitalisierung ihre Arbeit erleichtert. So steigt die Akzeptanz! 


Erstelle eine Bewertungsmatrix für deine Prozesse 

Nicht alle Prozesse haben die gleiche Dringlichkeit. Manche sparen mehr Zeit, andere senken Kosten oder haben eine hohe strategische Bedeutung. Wie findest du heraus, wo sich die Digitalisierung am meisten lohnt? 

Eine Bewertungsmatrix, wie in unserem Beispiel, kann dir dabei helfen. Hier werden zwei Prozesse gegenübergestellt.  

Der Prozess mit der höheren Gesamtpunktzahl hat Priorität. Die Gewichtung kannst du individuell anpassen. Je nachdem, ob Zeitersparnis, Kostenreduktion oder strategische Bedeutung für deinen Prozess am wichtigsten sind.
 

2. Ziel und Zweck deines Formulars klären 

Bevor du aus einem analogen Prozess ein digitales Formular erstellst, solltest du sicher sein, wofür es konkret gebraucht wird. Je besser das Formular auf seine Nutzer abgestimmt ist, desto einfacher und effizienter wird es! 

Diese Fragen helfen dir, das richtige Konzept zu erstellen: 

• Wofür wird das Formular genutzt? 

Geht es um Kundenfeedback, interne Prozesse, Qualitätssicherung oder vielleicht um Lead-Generierung? 

• Welche Daten sind wirklich nötig? 

Nur das Wesentliche erfassen! Zu viele Felder schrecken ab und senken die Abschlussrate. 

• Was passiert mit den erfassten Daten? 

Sollen sie Workflows auslösen, Berichte generieren oder in ein System wie CRM, ERP oder ein Qualitätsmanagement-Tool übertragen werden? 

• Wer nutzt das Formular? 

Ist es für interne Teams, externe Lieferanten oder Kunden gedacht? 

• Wie oft wird das Formular genutzt? 

Täglich? Dann muss es besonders schnell und kompakt sein. Nur einmal im Jahr? Dann kann es ausführlicher sein. 

• Gibt es gesetzliche Vorgaben? 

Muss das Formular bestimmte rechtliche Standards erfüllen? Solche Anforderungen sollten frühzeitig in den Aufbau integriert werden. 

Tipp: Je klarer das Ziel und die Zielgruppe definiert sind, desto besser wird dein Formular! Einfach, schlank und auf die Nutzer zugeschnitten.
 

3. Welches Tool passt zu deinen Anforderungen 

Tools zur Erstellung digitaler Formulare gibt es viele. Doch nicht jedes Tool passt zu jedem Unternehmen. Die Wahl hängt von deinen individuellen Bedürfnissen ab. 

Worauf solltest du achten? 

• Benutzerfreundlichkeit: Ist die Bedienung intuitiv oder braucht es eine lange Einarbeitung? 
• Integrationsmöglichkeiten: Lässt sich das Tool mit CRM, ERP oder E-Mail-Benachrichtigungen verbinden? 
• Anpassbarkeit & Branding: Kannst du das Design und die Funktionen auf deine Bedürfnisse abstimmen? 
• Kosten: Passt der Preis zur Größe und den Anforderungen deines Unternehmens? 

4. Dein Formular nutzerfreundlich gestalten 

Ein digitales Formular sollte vor allem leicht verständlich sein. Dafür braucht es keinen UX/UI-Designer, da die meisten Tools bereits einen Großteil der Gestaltung für dich übernehmen. 

Trotzdem gibt es ein paar einfache Designregeln, mit denen du das Nutzererlebnis optimierst: 

Übersichtlichkeit – weniger ist mehr! 

Ein gutes Formular ist klar strukturiert und leicht zu erfassen. Hilf den Nutzern, sich schnell zurechtzufinden, indem du es in logische Abschnitte unterteilst. Je klarer die Struktur, desto einfacher lässt sich das Formular ausfüllen! 

Manuelle Eingaben minimieren 
Je weniger der Nutzer eingeben muss, desto schneller und fehlerfreier läuft der Prozess. Dabei helfen dir: 

• Dropdown-Menüs: Ermöglichen vorgefertigte Antworten für eine schnellere Auswahl. 
• Checklisten & Auswahlknöpfe: Ideal für Ja/Nein-Fragen oder Mehrfachauswahlen. 
• Vorausgefüllte Felder: Falls Informationen bereits bekannt sind (z. B. Abteilungsname oder Mitarbeiter-ID). 

Mobilfreundliches Design 
Wird das Formular im Außendienst oder bei Inspektionen verwendet, sollte es optimal für mobile Geräte angepasst sein. Wichtig sind dabei ein responsives Design, eine touch-freundliche Bedienung und die Möglichkeit zur Offline-Nutzung. 
 

5. Formulareingaben & Prozesse automatisieren 

Damit dein Formular noch effizienter arbeitet, kannst du festlegen, was nach dem Absenden passiert. 

Worauf solltest du achten? 

• Besätigungs-E-Mails der Nutzer senden
• Teammitglieder über neue Einträge informieren 
• Neue Leads direkt ins CRM oder eine Tabelle einfügen
   

6. Formular testen und anpassen 

Bevor dein Formular offiziell genutzt wird, solltest du es auf Herz und Nieren prüfen. 

Checkliste für den Testlauf: 

• Läuft es reibungslos auf allen Geräten? 

• Funktionieren die Automatisierungen? Werden E-Mails verschickt, Workflows ausgelöst und Daten richtig weitergeleitet? 

• Was sagt die Testgruppe? Lass eine kleine Gruppe von Nutzern das Formular ausprobieren und Feedback geben. 

Neugierig auf ein Praxisbeispiel? 

Dann schau dir an, wie die Mitarbeitenden von Honold Contract Logistics mehr als 300 smaps erstellt haben, um ihre Prozesse zu vereinfachen. 

7. Optimieren, ausrollen, langfristig nutzen 

Sobald dein Formular erfolgreich getestet wurde, kannst du es für alle relevanten Teams freigeben. Damit es auch langfristig Nutzen bringt, solltest du folgende Schritte beachten: 

Mitarbeiter schulen und Abläufe anpassen 

Nicht jeder benötigt die gleichen Informationen! Während Führungskräfte einen Überblick über die gesammelten Daten und deren Auswirkungen auf den Arbeitsprozess brauchen, sind für Mitarbeitende vor allem klare, leicht verständliche Anleitungen zur Nutzung des Formulars entscheidend. 

Tipp: Erstelle kurze Erklärvideos oder Schritt-für-Schritt-Anleitungen, um den Einstieg zu erleichtern. 
 

Nutzung beobachten 

Setze konkrete Ziele, um den Erfolg zu messen. Zum Beispiel: 

• 90 Prozent der Mitarbeitenden sollten das Formular innerhalb eines Monats nutzen
• Fehlerquoten sollten im Vergleich zur manuellen Bearbeitung um 50 Prozent sinken 

Nutze zudem die Analysefunktionen, um herauszufinden, wie oft das Formular genutzt wird. Identifiziere Teams, die es kaum verwenden und biete bei Bedarf zusätzliche Schulungen an. 

Feedback einholen 

Starte regelmäßige Umfragen oder hol dir in Meetings Feedback ein: 

• Ist das Formular leicht und intuitiv zu bedienen? 

• Gibt es Probleme oder Unklarheiten? 

• Würden Nutzer etwas ändern oder verbessern? 

Falls Probleme auftauchen: Schnell nachbessern! Manchmal helfen kleinere Anpassungen, zum Beispiel eine klarere Anleitung oder eine noch bessere mobile Version. 

Regelmäßig prüfen und aktualisieren 

Überprüfe regelmäßig, ob Anpassungen am Formular erforderlich sind. Etwa falls neue Datenschutz-Vorschriften oder Compliance-Anforderungen vorliegen. Damit das Formular stets aktuell bleibt, sollte eine verantwortliche Person benannt werden, die es verwaltet und bei Bedarf anpasst. 
 

Digitale Formulare müssen nicht kompliziert sein. 

Mit der richtigen Planung, dem passenden Tool und einem engagierten Team kannst du die Digitalisierung ganz einfach selbst vorantreiben. 

Jetzt loslegen! 

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