Am 20.02.2019 von Thomas Schwarz in IT & Innovationsmanagement

Erfolgreiches Change Management in Zeiten der Digitalisierung

Im digitalen Zeitalter ist Wandel für Unternehmen kein Sondervorgang mehr, sondern Normalität: Die neuen Technologien entfalten ihre disruptiven Kräfte inzwischen in vielen Branchen und stellen ganze Geschäftsmodelle auf den Kopf. Wer den Sprung in die Industrie 4.0 schaffen möchte, muss sich den Veränderungen daher stellen und bereit sein, Strukturen, Prozesse und Verhaltensweisen zu überdenken. Das kann jedoch nur funktionieren, wenn das gesamte Team an einem Strang zieht und die Veränderungen mit trägt. Das kann nur mit Hilfe eines professionellen Change Managements funktionieren.

In diesem Artikel werden Sie Folgendes über Change Management und Digitalisierung lernen:

• Durch die Digitalisierung ändern sich Geschäftsmodelle. Geschäftsführungen müssen daher einen geordneten Veränderungsprozess einleiten.
• Um Mitarbeiter vom Wandel zu überzeugen, sollten sie auf ein professionelles Change Management setzen.
• Verschiedene Modelle stellen die idealtypischen Stufen des Wandels vor.

Change Management: Definition und Herausforderungen

Unternehmen sind daran gewöhnt, sich ständig zu wandeln und an die Bedürfnisse neuer Kunden anzupassen. Meist betreffen diese Änderungen aber nur unwesentliche Geschäftsbereiche und werden von den Mitarbeitern daher ohne Komplikationen akzeptiert und umgesetzt. Anders sieht es bei der digitalen Transformation aus, die für viele Unternehmen einen strategischen Wendepunkt darstellt. Es reicht nicht mehr aus, die Strategie neu zu planen und dem Team gegenüber zu präsentieren. Stattdessen muss das gesamte Team seine Aufgabenbereiche ändern und die neuen Werte verinnerlichen. Die Geschäftsführung ist unterdessen dafür verantwortlich, das Managementsystem, Gehalts- und Teamstrukturen sowie die Technik anzupassen. Damit die Mitarbeiter diese Veränderungen akzeptieren und unterstützen, sollte sie auf ein professionelles Change Management setzen. Dieses umfasst alle Projekte, Aktivitäten, Maßnahmen oder Aufgaben, die eine weitreichende Veränderung bewirken sollen. Meist beschäftigt sich Change Management mit der Frage, wie neue Strategien, Strukturen und Prozesse eingeführt und umgesetzt werden können.

Damit der Wandel gelingt, nimmt das Änderungsmanagement nicht nur die operativen Prozesse und ihr Optimierungspotenzial in den Blick. Es befasst sich insbesondere mit der Frage, wie das Unternehmen Mitarbeiter so einbeziehen kann, dass sie die Veränderung vorantreiben. Denn die Erfahrung zeigt, dass nur etwa ein Fünftel aller Mitarbeiter unterstützend wirkt. Etwa 60 Prozent sind eher zögerlich und zurückhaltend. Die restlichen 20 Prozent der Belegschaft versuchen sogar, den Wandel zu untergraben und an ihren althergebrachten Arbeitsstrukturen festzuhalten. Es ist daher die Aufgabe des Change Managements, diese Neinsager umzustimmen und ihnen Ängste vor der Transformation zu nehmen.

Prozesse und Phasen des Change Managements nach Kurt Lewin

Jede Veränderung beginnt mit ihrer Vorbereitung und Planung. Um das Change Management geordnet anzugehen, müssen CEOs die bestehenden Probleme im Unternehmen identifizieren und ein verantwortliches Change Team einsetzen. Dieses nutzt für die Situationsanalyse typischerweise Hilfsmittel wie Benchmarks, Befragungen und Stakeholder-Analysen und erarbeitet ein Konzept. In der entscheidenden Phase der Implementierung geht es dann schließlich darum, Mitarbeiter davon zu überzeugen, dass der Wandel langfristig auch für sie viele Vorteile mit sich bringt.

Um auf eventuelle Widerstände in der Belegschaft vorbereitet zu sein, ist das Modell des Sozialwissenschaftlers und Psychologen Kurt Lewin (1890-1947) empfehlenswert. Es geht davon aus, dass es in jeder Organisation Unterstützer (Driving Forces) und Gegner (Restraining Forces) des Wandels gibt. Damit die Veränderungen umgesetzt werden, ist es die Aufgabe des Change Managements, die Driving Forces im Team zu stärken. In der ersten Phase des Change Prozesses sollten Manager daher eine grundsätzliche Bereitschaft für den Wandel schaffen und klar kommunizieren, warum er notwendig ist und welche Vorteile er für das Unternehmen langfristig bringt. In der zweiten Phase findet die Veränderung statt. Es ist mit einem temporären Leistungsabfall zu rechnen, da sich die Mitarbeiter an neue Strukturen gewöhnen müssen und dafür Zeit benötigen. Daher wird in dieser Phase deutlich, ob die Kommunikation zuvor erfolgreich war. Je besser die Mitarbeiter über den Veränderungsprozess informiert sind, desto schneller gewöhnen sie sich daran. Folglich ist auch der Leistungsabfall nur von kurzer Dauer. In einem letzten Schritt geht es darum, das kontinuierliche Leistungsniveau wieder herzustellen. Jetzt ist es erfolgskritisch, dass die Mitarbeiter (und auch Führungskräfte) nicht in alte Arbeitsweisen und Verhaltensmuster zurückfallen. Andernfalls war der gesamte Change Prozess umsonst.

Alle Phasen des Change Managements nach Kurt Lewin auf einem Blick:

1. Unfreezing: In dieser Phase schaffen Sie die Bereitschaft für den Wandel
2. Changing: Diese Phase beschreibt den Veränderungsprozess selbst
3. Refreezing: In dieser Phase schaffen Sie Stabilität und lassen Ihre Mitarbeiter an die neue Situation gewöhnen

Weitere Change Management Modelle: Kotter & Co.

Das 3-Phasen-Modell nach Lewin gilt als ein Klassiker im Change Management. Inzwischen gibt es jedoch weitere Theorien und Modelle, die sich in puncto Methoden, Instrumente und Zeitintensität zum Teil erheblich unterscheiden. Auf Lewins Modell baut beispielsweise das Modell von John P. Kotter auf, das in der Forschung sehr präsent ist und acht Stufen identifiziert. Demnach muss eine Organisation folgende Schritte durchlaufen, um den Wandel erfolgreich zu initiieren:

1.  Gefühl der Dringlichkeit bei Mitarbeitern und Führungskräften erzeugen
2. Führungsteams aufbauen, die den Wandel vorantreiben
3. Vision und Strategien der Veränderung entwickeln
4. Veränderungen auf breiter Basis kommunizieren
5.  Mitarbeiter motivieren, nach der Vision zu handeln
6. Kurzfristige Ziele und Erfolge sicherstellen
7. Weitere Veränderungen einleiten
8. Veränderungen in der Unternehmenskultur verankern

So unterschiedlich die Modelle sind, geben sie alle gleichermaßen Zwischenziele und Prozesse vor, in denen die Verantwortlichen das Erreichte reflektieren und neue Schritte formulieren können. Damit bieten sie Unternehmen einen wertvollen Anhaltspunkt bei der Frage, wie sich Wandel erfolgreich einleiten lässt.

Die digitale Transformation lässt sich nicht aufhalten, auch wenn sich viele Mitarbeiter und Führungsebenen wünschen würden. Die Herausforderung liegt darin, sie erfolgreich, geordnet und Arbeitnehmer-freundlich umzusetzen.