Einfach machen: Citizen-Development bei Dorfner

Dass eine Menge Digitalisierungspotenzial in der Facility-Management-Branche steckt, beweisen Elvira Kurz und Vincenzo Montalto von der Dorfner-Gruppe. Mithilfe der No-Code-Plattform und ergänzender Services von smapOne gelang dem Unternehmen ein besonders schneller Einstieg ins Citizen Development.

Viele Ideen, knappe Ressourcen

Die Dorfner-Gruppe hat eine breite Palette an Services im Portfolio – vom Gebäudemanagement, über eine Wäscherei bis hin zum Catering. Entsprechend vielseitig sind die Gewerke, mit denen das Unternehmen in Berührung kommt: Reinigungspersonal, Küchenfachkräfte, aber auch Installationsfachleute und Elektrofachkräfte.

Der Bedarf an digitalen Lösungen ist riesig: „In unserem Alltag haben wir zunächst auf bewährte analoge Prozesse gesetzt, die historisch geprägt und gewachsen sind und lange ihre Berechtigung hatten. Doch durch die vielen digitalen Möglichkeiten, die es heutzutage gibt, wollten wir unsere Ressourcen gezielter einsetzen und unsere Wertschöpfung damit steigern.“, so Vincenzo Montalto, CDO der Dorfner Gruppe.

Die Ausgangslage war trotz dieser Einsicht schwierig: Wir haben sorgfältig geprüft, welche unserer Prozesse sich zur Digitalisierung eigenen und ließen unserer Kreativität dabei freien Lauf. Was zur Umsetzung jedoch noch fehlte, waren die passenden Ressourcen, um aus Ideen auch echte digitale Lösungen zu machen.“

Los ging es mit einem Nachwuchsprogramm der Dorfner-Gruppe. Bei diesem bekamen junge Mitarbeitende die Möglichkeit, sich mit Digitalisierungsthemen auseinanderzusetzen. Elvira Kurz, kaufmännische Geschäftsleitung bei Dorfner Gebäudemanagement, leitete ein Projekt zur Digitalisierung des Facility Managements. Die Nachwuchstalente hatten auch nach Abschluss des Projekts Lust, das Thema voranzutreiben.

Das Unternehmen suchte daher nach einer Lösung, mit der Prozesse digitalisiert und so effektiver gestaltet werden konnten und fand sie mit Citizen Development und smapOne. Gestartet wurde mit einem Projekt im Gebäudemanagement: „Wir haben es dann in der Operativen ausprobiert und es gab nur positives Feedback“, so Elvira Kurz.

Ein Grund mehr, für die Citizen-Developent-Pioniere bei Dorfner smapOne in weiteren Unternehmensbereichen einzusetzen.

Auch wenn Citizen Development intuitiv und leicht umzusetzen ist, gelingt mit begleitenden Services meist ein noch schnellerer, noch besser skalierbarer Einstieg. Dorfner entschied sich für einen sogenannten Proof of Concept mit smapOne. Dieser hilft dabei, die Realisierbarkeit von möglichen Projekten zu prüfen. Schnell wird so klar, was möglich ist. Auch mögliche Vorbehalte werden so leicht abgebaut.

Als Tipp gibt Montalto all denjenigen mit, die Citizen Development bei sich im Unternehmen einführen wollen: „Wir haben zu Beginn des Proof of Concept und im Projekt den Kreis der Mitarbeiter bewusst groß gehalten. Gerade, weil der Citizen-Development-Gedanke bei den Kollegen verstanden werden muss. Schließlich braucht ein Unternehmen in der Digitalisierung jeden einzelnen Mitarbeiter.“

Zu Beginn des Proof of Concept fand ein 2-Tages-Workshop mit 26 Mitarbeitenden statt. Im Sommer folgte ein weiterer zweitägiger Workshop. Diesmal nahmen sich drei Teams unterschiedliche Themen vor: Team eins setzte einen strategischen Fokus und beschäftigte sich unter anderem mit einem Rollout-Konzept. Die zweite Gruppe setzte sich mit API und Datenbankanbindungen, sowie der Integration in die bestehende Systemlandschaft auseinander. Team drei widmete sich einem smapathon – einem Hackathon von smapOne. Zwei Tage lang testete es, was durch das KI-Feature von smapOne (text-to-smap) möglich wird. So wurden besonders schnell erste smaps erstellt, die leicht optimiert werden konnten.

Dass es nicht immer die kompliziertesten Prozesse sein müssen, die digitalisiert die größte Wirkung entfalten, weiß Elvira Kurz: „Etwas ganz Einfaches, wie eine Rechnungseingangskontrolle war bei der Dorfner-Gruppe bisher mit vielen Unterschriften auf Papier verbunden. Wir sind in Deutschland, Tschechien und Österreich tätig und manchmal ist derjenige, von dem man eine Unterschrift braucht, 500 Kilometer entfernt.“

Deswegen entschied sich das Citizen-Development-Team von Dorfner, diesen Standardprozess zu digitalisieren. Das Ergebnis: Die Unterschriften sind viel schneller beisammen und die Datensätze können gleich in das ERP-System des Unternehmens eingespielt werden.

Zahlreiche weitere Prozesse wurden seitdem bei Dorfner digitalisiert: Die gesamte Abwicklung der Fuhrparkverwaltung wurde in smapOne abgebildet. Auch im Bereich Qualitätsmanagement wurden bereits viele Prozesse vereinfacht und viel Zeit gespart.

Lesetipp: Sie sind neugierig, welche Möglichkeiten sich durch No Code in Ihrem Unternehmen eröffen? Anregungen liefert der Ideengenerator.

Das Thema Citizen Development ist bei Dorfner inzwischen breit aufgestellt: Die Projektgruppe besteht aus vielen Kollegen, aus unterschiedlichen Bereichen des Unternehmens. Vincenzo Montalto führt weiter aus: „Die Kollegen haben schnell erkannt, dass sie durch smapOne und den Citizen-Development-Gedanken in der Lage sind, jeden noch so kleinen Prozess mitzuentwickeln. So können sie ihren Arbeitsalltag nicht nur verbessern, sondern auch viel schöner und attraktiver gestalten.“

Die Möglichkeiten zur Digitalisierung im Facility Management sind groß: "Wir brauchen Menschen, die offen sind, Digitalisierung als Chance sehen und Dinge einfach anfassen", so Elvira Kurz. "Mit Citizen Development lässt sich das erreichen. Wir sind der Beweis."

Die Citizen Developer des Unternehmens haben bereits viele weitere Ideen, wie sie die Digitalisierung vorantreiben können. Dank No-Code-Technologie sind nun erstmals auch viele Projekte umsetzbar, die früher an zu knappen IT-Ressourcen gescheitert wären. So sieht sich Dorfner gut aufgestellt für die Zukunft und arbeitet mit smapOne weiter an seiner digitalen Erfolgsgeschichte.