BRAun Clean-service gebäudereinigung und Dienstleistungen GMBH
Reinigungsaufträge 50 Prozent schneller protokolliert
Was ist die Herausforderung?
Jeden Tag erledigen die Mitarbeiter der BRAUN Clean-Service Gebäudereinigung und Dienstleistungen GmbH unterschiedliche Reinigungsarbeiten für ihre Kunden. Für das Qualitätsmanagement der durchgeführten Arbeiten und als Nachweis der erbrachten Leistungen führt das Unternehmen regelmäßige Begehungsprotokolle. Für Neukunden erstellt das Unternehmen vor dem Beginn einer Zusammenarbeit zudem eine Machbarkeitsanalyse, die eine sorgfältige Erfassung von auftragsbezogenen Kundendaten erfordert. Die Protokollierung und Dokumentation dieser Informationen erledigte Braun Clean-Service bisher noch analog mit großem manuellen Aufwand: Für den Erstkontakt mit einem Neukunden haben die Mitarbeiter von BRAUN Clean-Service zunächst Papier-Formulare ausgedruckt und diese von Kunden ausfüllen lassen. Die ausgefüllten Formulare wurden dann im Büro eingescannt und beim jeweiligen Kunden hinterlegt – das genutzte Papier-Formular wurde vernichtet und entsorgt.
Wie sieht die Lösung aus?
Mithilfe der digitalen Lösung von smapOne dokumentieren 10 Objektleiter und Kundenbetreuer von BRAUN Clean-Service ihre Termine mit Kunden nun komplett digital: Die Mitarbeiter geben während einer Gebäude-Begehung alle wichtigen Informationen direkt in die vom Unternehmen selbst erstellte Tablet-App ein und erhalten mithilfe des automatischen Berichts sofort alle vereinbarten Details zu einem Auftrag per PDF an ihre hinterlegte E-Mail-Adresse.
Was hat sich verbessert?
Dank smapOne gehören das Ausdrucken, manuelle Ausfüllen und Einscannen sowie Versenden des finalen Protokolls nun der Vergangenheit an. Da Vor- und Nachbearbeitung der Formulare nun wegfallen, spart BRAUN Clean-Service mit der einfachen digitalen Lösung von smapOne täglich 300 Minuten Arbeitszeit und somit insgesamt 40-50 Prozent Zeit ein. Die neue App ersetzt zudem die bisherigen Papier-Formulare: Damit spart das Unternehmen Papier und senkt seine Materialkosten. Auch das einheitliche Design und die gute Lesbarkeit der neuen digitalen Protokolle stellt eine deutliche Verbesserung dar. Die automatische E-Mail-Benachrichtigung, die versendet wird, wenn neue Daten erfasst werden, ist ein weiterer praktischer Vorteil von smapOne, der die Kunden von BRAUN Clean-Service nachhaltig begeistert. Insgesamt verbessert die neue Lösung die Steuerung aller internen Prozesse und ermöglicht den jeweiligen Vorgesetzten eine bessere Übersicht über die Kundenaktivität ihrer Mitarbeiter.
Wie funktioniert die Integration der neuen Lösung?
Zunächst als Pilotprojekt mit einem Prozess gestartet, funktionierte die Integration der Lösung in die bestehenden Unternehmensabläufe bei BRAUN Clean-Service schnell, einfach und selbsterklärend. Auch die flexible Anpassungsfähigkeit von smapOne kam BRAUN Clean-Service zugute: Zu den ersten Entwürfen der selbst erstellten Apps erhielten die Creatoren des Unternehmens schnelles Feedback aus dem Team und konnten die digitalen Protokolle dementsprechend anpassen und den neuen Prozess schnell etablieren. Bestätigt vom Erfolg der unkomplizierten Prozessoptimierung, plant BRAUN Clean-Service bereits weitere Prozesse mit smapOne zu digitalisieren und zu optimieren, z. B. Arbeitsscheine vor Ort, die die Kunden direkt unterschreiben können oder Apps für Mitarbeiterschulungen zum Arbeitsschutz, in die Videos direkt hinterlegt sind.
