Aufzug & Autoparksysteme Berlin (AAB)
Wartungsprotokoll-Apps für Autoparksysteme & Aufzüge
Im Bereich Service und Wartung von Maschinen und Anlagen bietet die mobile Datenerfassung per Smartphone oder Tablet ein großes Optimierungspotenzial. Ein Wartungsprotokoll manuell auf Papier zu erfassen kostet den Techniker viel Zeit. Dazu kommt mit der späteren Digitalisierung im Büro ein weiterer aufwendiger Arbeitsschritt. Mit einem Tablet und einer App für Wartungseinsätze kann der zweite Schritt vollständig entfallen. Zudem liegen die Daten sofort nach Eingabe zur weiteren Verarbeitung vor und können direkt an den Kunden oder zur Rechnungsstellung weitergeleitet werden.
Tablet statt Klemmbrett
Die Firma Aufzug & Autoparksysteme Berlin (AAB) hat den Schritt vom Klemmbrett zum Tablet gemacht. Die Servicetechniker von AAB führen Inbetriebnahme-, Wartungs- und Kontrollarbeiten an Aufzügen, Fahrtreppen und Autoparkanlagen durch. Dabei wird Hard- und Software installiert, aktualisiert und geprüft. Bei den Wartungsarbeiten müssen zum Nachweis Protokolle ausgefüllt werden. Diese werden später im Büro kontrolliert und eingescannt, um dann schließlich als pdf-Dateien für Ablage und Weiterbearbeitung zur Verfügung zu stehen. Ein großer Aufwand für die kleine Mannschaft von AAB.
Individuelle und variable Lösung
Die Idee, das Wartungsprotokoll direkt vor Ort mit einem mobilen Computer zu erfassen, liegt auf der Hand. Papier und der Prozess der Digitalisierung entfallen damit vollständig. Auch die Kontrolle der eingegebenen Daten wird vereinfacht, weil Plausibilitätsprüfungen bereits während der Eingabe von der Software gemacht werden können. Eine wirklich sinnvolle Lösung für ein Unternehmen wie AAB erfüllt aber noch ein paar zusätzliche Bedingungen.
Keine Programmierkenntnisse notwendig
Für die Erstellung der App mit der flexiblen Lösung von smapOne brauchte AAB keinen Programmierer. smapOne bietet eine Basis, mit der sich die klassischen Datenerfassungs-Prozesse von Service-Unternehmen leicht auf mobile Endgeräte wie Smartphone oder Tablet übertragen lassen.
Anpassungsfähig und erweiterbar - auch ohne IT-Know-How
Ein Dienstleistungsunternehmen wie AAB muss flexibel und schnell auf die Anforderungen seiner Kunden reagieren können. Auch gesetzliche und technische Vorgaben ändern sich häufig. Wenn morgen ein Formular aufgrund von Kundenanforderungen oder technischen Gegebenheiten geändert werden muss, kann AAB dies dank der flexiblen App-Lösung von smapOne in kürzester Zeit selbst durchführen.
Sicherheit und neuste Technik
Nicht immer ist auf der Baustelle ein Online-Betrieb des Smartphones oder Tablets möglich. Die App funktioniert auch im Offline-Modus, sodass der Techniker das Protokoll in jedem Fall eingeben kann. Zum Gegenzeichnen durch den Auftraggeber kann eine digitale Unterschrift in das erzeugte Dokument eingefügt werden. Die Datenübertragung zum Server wird verschlüsselt durchgeführt, damit kein Unbefugter die Daten mitlesen kann.
Was hat sich verbessert?
Bei AAB arbeiten bisher drei Nutzer mit der App: der Geschäftsführer und zwei Servicetechniker. Durch den Entfall der Digitalisierung von erfassten Protokollen und die damit verbundene Zeitersparnis bei der Dokumentation sowie die schnellere Abrechnung konnten die Verwaltungskosten reduziert werden. Weil der Zeitaufwand für die Kontrolle reduziert wird, haben die Techniker mehr Zeit für ihre eigentliche Arbeit, die Wartung von Aufzügen, Fahrtreppen und Autoparksystemen. Nicht zuletzt erspart die Flexibilität der smapOne-Lösung viel Aufwand bei der Erstellung und Anpassung von Formularen und Dokumenten.
FAZIT
Durch den Einsatz von mobilen Computern und digitalen Wartungs- und Serviceformularen können Unternehmen ihre Verwaltungskosten in diesem Bereich deutlich reduzieren. Entscheidend ist dabei aber gerade für kleine Firmen, dass die Lösung individuell und jederzeit anpassbar ist, ohne dass dazu eine Softwarefirma beauftragt werden muss. smapOne bietet dafür eine flexible App-Lösung auf dem neusten technischen Stand und für alle gängigen Systeme (Apple, Android und Windows).
