BAYERNWERK NETZ GMBH
Daten, die es vorher nie gab!
Einen Prozess von Anfang bis Ende digital zu gestalten, steigert enorm die Datenqualität und ermöglicht vollkommen neue Formen der Weiterverarbeitung und Auswertung.
Was bedeutet das genau? Ein Beispiel:
Durch die Energiewende hat sich die Marktsituation komplett verändert. Anstatt weniger großer Energieerzeuger, kann heute theoretisch Jedermann Energie erzeugen. Die Vielfalt an Energielieferanten unterschiedlicher Größe erhöht jedoch die Komplexität der Prüf- und Wartungsprozesse um ein Vielfaches. Die Energieerzeuger sind alle mit entsprechender Technik und Messgeräten ausgestattet, die regelmäßig gewartet und ausgelesen werden müssen, bspw. durch die Bayernwerk Netz GmbH.
In der alten analogen Welt wurden alle Daten per Zettel und Stift erfasst. Da überrascht es nicht, dass hier und da mal etwas vergessen wurde und Einträge entsprechend unvollständig waren - aufwendige Nacharbeit war die Folge, mitunter musste der Kunde sogar noch ein zweites Mal angefahren werden, um den Datensatz zu vervollständigen.
Jetzt gibt es dafür eine smap (mit smapOne erstellte eigene App-Lösung), mit der genau diese Daten erfasst werden. Durch den Einsatz von Pflichtfeldern und festen Prüfpunkten entsteht so eine wesentlich bessere Datenqualität. Das von den Kollegen abgeschickte PDF wird, dank Automatisierung, auf dem Microsoft SharePoint des Unternehmens an der richtigen Stelle abgelegt, was die lückenlose Dokumentation erleichtert.
Das Interessantere ist allerdings, dass die erfassten Messwerte über einen angebundenen Flow immer wieder automatisch in eine Excel gepusht werden. Diese Automatisierung bringt Echtzeitdaten, die es vorher gar nicht gab: welche Messgeräte wurden bereits abgelesen, welche müssen noch geprüft werden und bei welcher Zielerreichung steht das Unternehmen insgesamt im Prozess.
Während smapOne vor allem für das Abbilden betriebsnaher Prozesse genutzt wird, entstehen Canvas-Apps mit Microsoft PowerApps dort, wo sehr komplexe Prozesse digitalisiert werden; wo mehrere Abteilungen bspw. in einer App zusammenarbeiten und unterschiedliche Datenquellen über Schnittstellen eingebunden werden.
Alle erfassten Daten, egal ob aus einer smap oder einer PowerApp, werden nicht nur strukturiert abgelegt, sondern können auch reibungslos über PowerAutomate automatisiert weiterverarbeit oder mittels PowerBI ausgewertet werden. Dort entstehen vollkommen neue Möglichkeiten, die Daten zu interpretieren oder mit weiteren Informationen anzureichern, z.B. mit SAP-Daten.
Josef: „Für mich ist der riesengroße Vorteil des Einsatzes beider Lösungen, dass ich einen digitalen End-2-End-Prozess gestalten kann. Durch den Einsatz von smapOne und Microsoft PowerPlatform und die sinnvolle Verknüpfung an der richtigen Stelle, kann jeder Prozess von der ersten Datenerfassung bis zur letzten Auswertung komplett digital abgebildet werden. Auch der Kunde hat daraus einen großen Vorteil: Er bekommt im Handumdrehen die Dokumentation, den Bericht oder das jährliche Wartungsprotokoll zugesandt. Durch die Vielfalt der Anknüpfungspunkte mit PowerApps sind auch der Weiterverarbeitung der Daten fast keine Grenzen gesetzt. Das ist enorm wichtig. Wenn Medienbrüche vermieden werden, gehen keine Daten verloren, wird Zeit eingespart und vollständige Transparenz geschaffen.“
Welche Vorteile entstehen aus der End-2-End-Prozessgestaltung mit smapOne und der Microsoft Power Platform:
- Schnelligkeit: Prozesse sind um einiges schneller als früher. Allein schon durch das Einsparen manueller Übertragung von Papier ins System.
- Datenqualität: heute entstehen Daten (Quantität und Qualität): „da hätten wir früher von geträumt.“ Daraus ergeben sich zahlreiche weitere Möglichkeiten der Auswertung
- Data Analytics: Aus den Daten lassen sich wichtige Trends und Tendenzen ablesen. Das ist noch ein wenig Zukunftsmusik, aber der nächste logische Schritt, wenn die Datenbasis diese Möglichkeiten hergibt.
Noch einmal nachgefragt: Wer baut die smaps oder Apps?
Lukas: „Die Ideen kommen meist von den Kollegen, die draußen beim Kunden unterwegs sind. Sie tragen diese Ideen an Bayernwerks interne Digitalisierungsoffensive „NEXT“ heran und wir unterstützen dann bei der Umsetzung. Die Kollegen kennen ihre Prozesse einfach am besten und wissen wo der Schuh drückt. Wer die smaps dann baut, ist sehr unterschiedlich. Prinzipiell ist es unser Ziel, möglichst viele Kollegen zum Basteln eigener smaps zu befähigen und sie dafür zu begeistern. Daher gibt es in sehr vielen Abteilungen einzelne Kollegen, die bereits smaps erstellt haben. Aber natürlich baut auch mein Team smaps, da oftmals die Zeit in den Abteilungen fehlt oder die Anforderungen komplexer werden."
Josef: „Bei PowerApps ist es ähnlich. Der einzige große Unterschied ist, dass die Arbeit mit PowerApps eine gewisse Affinität zu IT-Themen fordert. Man kann sich schnell reinfuchsen, aber ganz ohne IT-Wissen bzw. -Interesse wird es schwieriger, wenn auch nicht unlösbar. Mit PowerApps werden oftmals Anwendungsfälle digitalisiert, welche mehrere Abteilungen involvieren; die komplex und umfassend sind. Wenn mehrere Personen bspw. an einer gemeinsame Exceltabelle arbeiten, die immer größer und größer wird und das Handling erschwert wird, kommen sie auf uns zu und wünschen sich eine ansprechende App-basierte Lösung. Da das meist komplexe Anwendungsfälle mit mehreren Stakeholdern sind, schaffen wir hier auf Basis der Microsoft Power Plattform eine gute und langfristige Lösung.“
Und wie erfolgt der Freigabeprozess?
Lukas: „An der Stelle müssen wir beide Tools separat voneinander betrachten. Neue smaps werden insbesondere dann von mehreren Institutionen im Unternehmen betrachtet, wenn sie personenbezogene oder andere kritische Daten verarbeiten. In den meisten Fällen sind die smaps allerdings unkritisch und können relativ schnell veröffentlicht werden. “
Josef: „Bei PowerApps müssen grundsätzlich Information-Security, Datenschutz und Betriebsrat eingebunden und Freigaben abgeholt werden. PowerApps betrachten wir eher als IT-Projekt, was sich dann auch in die bestehende Systemlandschaft integrieren muss, gerade wenn sensible Daten verarbeitet werden.“
Die 360-Grad-Lösung von Lukas und Josef zeigt sehr anschaulich, wie sich Gartners "Pyramide der Applikationen" im Arbeitskontext umsetzen lässt. Es gibt nicht DAS EINE Tool zur Digitalisierung aller Prozesse, jedoch ein hervorragendes Zusammenspiel mehrerer Lösung zu einen vollumfänglichen Digitalisierung im Unternehmen.
Jetzt wollen wir es ganz genau wissen: Lässt sich in Zahlen ausdrücken, wie viel Zeit sich einsparen lässt?
Lukas: „Durch die Vielfalt der Apps, sowohl in smapOne als auch mit PowerApps, kann man das schwer auf eine Zahl herunterbrechen. Wenn wir ein einfaches Wartungsprotokoll mit Checkboxen in eine smap umbauen, sparen wir bei der Erfassung vielleicht ein paar Minuten pro Wartung. Der eigentliche Mehrwert entsteht eher im Nachgang der eigentlichen Erfassung und geht weit über reine „Zeitersparnis“ hinaus. Jetzt können wir auf vollständige Daten zugreifen, es muss nicht mehr händisch nachgearbeitet werden und durch Automation (z.B. das Ablegen der PDF-Berichte auf dem SharePoint), haben wir einen ganz sauberen, vollständigen und komplett digitalen Prozess geschaffen. Sagen wir also: der Mehrwert entsteht durch die Qualität der Daten und durch, wie Josef schon sagte, den digitalen End-2-End-Prozess.“
Bei dem anfangs beschriebenen Wartungsprozess der Messgeräte ist bspw. ein großer Mehrwert, dass unser Chef jetzt alle Daten schnell im Überblick hat. So kann er die Arbeit der Servicetechniker wesentlich besser koordinieren und jederzeit sicherstellen, dass alle Anlagen der Kunden regelmäßig geprüft werden. Die Routen lassen sich somit für ihn besser und schneller planen, was nicht nur ihn, sondern auch die Kollegen entlastet.
Josef: „Bei solchen Fragen ist die Langfristperspektive eher interessant. Gerade das Thema Versionierung. Man kennt es: jeder legt sich dann Formulare irgendwo hin, der eine nutzt ein altes Dokument immer wieder oder es schwirren unterschiedliche Varianten umher und am Ende weiß keiner, was die aktuelle Version ist. Mit einer mobilen Lösung haben alle immer die neueste Version auf dem Gerät; sei es eben in PowerApps oder smapOne – das trifft auf beide Tools zu.
Unser Haupttrigger ist also nicht Zeitersparnis, sondern wir wollen langfristig auf neue Technologien setzen, die insgesamt leichter und einfacher wartbar sind. Mit Hilfe von „Citizen Development“ können wir diesen digitalen Wandel in Unternehmen aktiv vorantreiben und so auch in Zukunft eine Vielzahl an standardisierten Prozessen möglichst effizient digitalisieren.“
