Fliesen Röhlich GmbH
Digitalisierung ermöglicht taggenaue Baustellendokumentation
Was ist die Herausforderung?
Fliesen Röhlich ist ein 1971 gegründetes Familienunternehmen, das in den letzten 50 Jahren stark gewachsen ist. Mittlerweile zählt die Firma fast 350 Mitarbeiter, die auf höchstem Niveau Präzisionsarbeit leisten. Mit jährlich über 700.000 m² verlegten Fliesen und 250.000 m² Natur- und Betonwerkstein in ca. 700 Projekten, gehört Fliesen Röhlich zu einem der größten Betriebe für Fliesenverlegung in Deutschland.
Eine saubere Dokumentation der Arbeit ist bei Unternehmen dieser Größe essenziell. Sie liefert nicht nur die Grundlage für einen einwandfreien Projektablauf, sondern schafft auch die Basis für die Kommunikation mit Kunden oder externen Partner. Je besser die Qualität und Aufarbeitung der erhobenen Daten, desto professioneller gelingen Berichte nach Innen und nach Außen.
Die Entfernung von Büro zur Baustelle stellte dabei für Fliesen Röhlich ein entscheidendes Problem dar. Viele Baustellen befinden sich über 100 km vom Schreibtisch entfernt und in den meisten Fällen schafften es die Mitarbeiter nur einmal in der Woche ins Büro. Hier wurden dann sämtliche händisch geschriebene Dokumentationsformulare in den Computer übertragen, Berichte geschrieben und als E-Mail versendet. Diese Nacharbeit ist selbst mit vorgefertigten Textbausteinen enorm zeitaufwändig. Dazu kommt, dass viele der Informationen zum Übertragungszeitpunkt schon längst veraltet waren oder Stichworte und Prozesse nach mehreren Tagen nicht mehr nachvollzogen werden konnten. Wenn bei der Hektik auf der Baustelle mal Punkte vergessen wurden, konnten diese nur mit hohem Aufwand in Erfahrung gebracht und ergänzt werden. Eine fertige Berichterstattung fand also nur wöchentlich statt, wobei Qualität und Vollständigkeit der Daten oft nicht ideal waren.
Die Geschäftsleitung war sich einig: Es muss eine Lösung gefunden werden, die es möglich macht, Daten digital zu erfassen, zu verarbeiten und von der Baustelle aus zu versenden.
Wie sieht die Lösung aus?
Bei der Internetrecherche fand Fliesen Röhlich in smapOne genau das Digitalisierungs-Tool, was sie gesucht haben. Baustellen- und Projektleiter erfassen jetzt Daten mit ihren Smartphones vor Ort. Dabei sind die smaps (mit smapOne selbst erstellte Apps) so konzipiert, dass maximale Nutzerfreundlichkeit geboten ist: Die wichtigsten Projektinformationen sind bereits in einer Exceltabelle hinterlegt. Durch eine Schnittstelle werden diese nach Eingabe der Projektnummer automatisch in der smap vorausgefüllt. Texte lassen sich mit Hilfe von Spracherkennung diktieren, Multiple Choice Bausteine verringern ebenfalls den Schreibaufwand. So können z.B. Bautagebücher, Fotodokumentationen, Messprotokolle, Arbeitszeiterfassung und sämtlicher Schriftverkehr einfach und schnell erfasst werden. Was mit Zettel und Stift oft 30 bis 60 Minuten pro Dokument in Anspruch genommen hat, ist jetzt in unter 15 Minuten erledigt. Die Pflichtfeldfunktion stellt dabei sicher, dass keine wichtigen Informationen vergessen werden und unerfasst bleiben.
So bringt allein die Erfassung der Daten 50 % Zeitersparnis. Ein weiterer großer Vorteil ist, dass die digitalen Daten jetzt automatisiert im System abgelegt werden, an der dafür vorgesehenen Stelle. Eine Nacharbeit im Wochentakt am Computer fällt damit weg. Und das Beste: heute sind die Daten tagesaktuell verfügbar. Berichte können automatisch generiert und per E-Mail sofort an Kunden oder Partner verschickt werden. Alles von der Baustelle aus. Niemand muss sich mehr gedulden und die schwerfällige Nacharbeit im Büro abwarten.
Damit konnte alles erfüllt werde, was die Geschäftsleitung als Ziel gesetzt hatte. Digitale Datenerfassung, automatisches Verarbeiten und Versenden der Berichte – direkt von der Baustelle aus. Die hohe Aufwandsersparnis ist dabei ein großes Plus.
Was hat sich verbessert?
- Schnellere Erfassung und Verarbeitung
Durch die Nutzerfreundlichkeit der smap, nimmt die Dokumentation weniger Zeit in Anspruch als es mit Zettel und Stift der Fall war. Schnittstellen ermöglichen sowohl das Integrieren von existierenden Daten in die smap, als auch das automatisierte Ablegen der erfassten Informationen.
- Sofortige Verfügbarkeit der Daten
Daten werden jetzt digital erfasst und müssen nicht erst vom analogen Formular händisch am Computer digitalisiert werden. Die automatische Ablage sorgt dafür, dass sich alle Informationen sofort nach der Erfassung am vorgesehenen Ablageort befinden und dort zur Verfügung stehen.
- Rechtskonforme Datenqualität, lückenlose Nachweiskette
Vordefinitere Multiple Choice Bausteine und Pflichtfelder sorgen dafür, dass die Daten einem einheitlichen Schema folgen und keine wichtigen Angaben mehr vergessen werden. Ein Datensatz kann nur dann gespeichert werden, wenn alle Pflichtfelder befüllt sind.
- Professionelle Berichterstattung
Anhand von hinterlegten Vorlagen lassen sich automatische Berichte generieren. Damit ist eine immer einheitliche und tagesaktuelle Berichterstattung möglich, ohne dass diese manuell geschrieben werden muss.
Wie funktioniert die digitale Umstellung im Unternehmen?
Nachdem smapOne als potentielle Lösung der Geschäftsführung vorgestellt wurde, entschloss man sich für einen Proof of Concept, um zu testen, ob sich wirklich alle Abläufe mit dem Baukastensystem darstellen lassen und ob die Nutzung auf der Baustelle so funktioniert, wie gewünscht. Hier wurden bereits einzelne Mitarbeiter als Testgruppe einbezogen. Mit tollen Ergebnissen. Der Proof of Concept überzeugte.
Als sich endgültig für die Nutzung von smapOne entschieden wurde, stellte Fliesen Röhlich die Neuerung in zwei bis drei Sitzungen dem Kollegium vor. Der Fokus lag darauf, den Mitarbeitern nicht nur die Funktionen zu erklären, sondern auch genau zu vermitteln, was der Zweck der smaps ist und was sie abbilden. Es sollte ein konkretes Ziel kommuniziert werden. Denn nur wenn sich alle darüber im Klaren sind, was die smaps können und was nicht, entstehen die richtigen Erwartungshaltungen.
Diese Art der Einführung hat hervorragend funktioniert. Die Akzeptanz der Mitarbeiter ist hoch. Sie freuen sich über die einfach Nutzung und den wegfallenden Aufwand am Schreibtisch. Wenn sie Änderungsbedarf sehen, können die Anpassungen sehr schnell und flexibel vorgenommen werden. Viele Ideen für neue smaps kommen sogar von den Mitarbeitern selbst. Diese werden in einer Liste gesammelt, bewertet und dann priorisiert umgesetzt. So sind bereits 8 smaps entstanden und weitere 2 bis 3 in der konkreten Planung.
Fliesen Röhlich setzte beim Thema digitale Datenerfassung auf klare Zielsetzungen. Zusammen mit smapOne konnten diese vollständig erfüllt werden.
