Masa Group
Mobile Datenerfassung und schneller SAP-Abgleich für durchgängige, moderne Prozesse
Was ist die Herausforderung?
Die Techniker der Service-Abteilung bestimmen gemeinsam mit dem Kunden anhand eines Fragenkatalog den technischen Zustand der Kundenanlage (sog. Health Check). Der Katalog umfasst Fragen zum Stand der Verschleißmaterialien, ob eine Wartung oder sogar der Austausch von Komponenten nötig ist usw. Der Check dauert in der Regel einen Tag.
Diese Fragen waren bisher in Papierkatalogen zusammengefasst und wurden komplett händisch ausgefüllt. Die Qualität der Antworten war dementsprechend unterschiedlich und potentielle Fehlerquellen sehr hoch: Daten kamen per E-Mail, ab und zu telefonisch oder auch per Whatsapp, teilweise trafen nur die nötigsten Daten ein oder wiederum wurden sie sehr "akribisch" zusammengetragen. Die Nachbereitung durch den Innendienst war damit sehr aufwendig. Masa Group brauchte einen einheitlichen Prozess.
Die reibungslose Integration und Anbindung der Lösung in die bestehende Systemlandschaft war die wichtigste Anforderung im Zuge der Umstellung. Eine vereinfachte Dokumentation hilft nicht, wenn im Anschluss wieder Mails verschickt oder Daten manuell übertragen werden müssen. Eine Insellösung kam für Masa nicht in Frage.
Das Primärsystem bei Masa ist SAP. Zusätzlich kommen bei jedem Prozess verschiedene Ticketsysteme zum Einsatz. Dazwischen sind immer wieder analoge Einstiegs-, Endpunkte oder Zwischenschritte nötig, die geschlossen werden müssen.
Wie sieht die Lösung aus?
Der Health Check war das initiale Einsatzszenario. Die selbst erstellte App (smap) aus dem smapOne App-Baukasten macht klare Vorgaben, wann welcher Messwert erfasst wird, welche Messgeräte, Hilfsmittel und Werkzeuge benötigt werden und liefert dem Techniker zusätzlich detaillierte Anleitungen zum Vorgang. Nach dessen Umsetzung kam sehr schnell der Gedanke an weitere analoge Arbeitsschritte, die digitalisiert werden können. Mittlerweile hat Masa viele weitere Anwendungsfälle umgesetzt:
- Zeiterfassung: Mehrfach täglich werden Arbeitszeiten erfasst (An-, Abstempeln, Pausenmeldungen). Häufig muss ein Kunde die geleistete Arbeitszeit gegenzeichnen. Die Daten werden anschließend direkt an SAP gesendet.
- Urlaubsantrag: Dieser wird nach Bedarf bei Beantragung des Urlaubs benutzt.
- Projektfortschritt: Hier erfassen Mitarbeiter Statusmeldungen bei der Montage, um Projektleitern die Möglichkeit zu geben, den Projektfortschritt wöchentlich nachzuverfolgen.
- Wareneingang Reparatur: Ein Mitarbeiter erfasst zu reparierendes Material. Bisher musste der Mitarbeiter mehrfach zwischen Hof und LKW wechseln, um alle Informationen aufzunehmen.
- IT-Geräteverleih: Leiht ein Mitarbeiter ein Gerät aus, können extra angefertigte Barcodes auf den Geräten (z.B. Notebooks) sowie die Personalnummer schnell erfasst werden.
- Wartung IT-Netzersatzanlage: Einmal im Monat werden die Anlagen gewartet. Die Daten werden direkt erfasst und anschließend automatisiert in ein Ticketsystem übertragen.
Darüber hinaus gibt es noch viele weitere Ideen. Die Mitarbeiter entdecken selbst immer wieder kleine Problemstellungen, die schnell und einfach per Mini-App gelöst werden können:
- Materialbestellungen
- Anfordern von Büromitteln
- Checklisten für Außendienstler für die Angebotserstellung
SAP-Integration und Flow-Einbindung an konkreten App-Beispielen
Zeiterfassung - Direkte Kommunikation mit SAP
Eine smap speichert die erfassten Zeitdaten in der Cloud-Datenbank. SAP ruft diese Daten über die REST-API regelmäßig ab, verarbeitet diese und markiert sie automatisch im smapOne Portal als "exportiert". Dieser Vorgang wird alle zehn Minuten durchgeführt. Der Datensatz wird aber noch nicht gelöscht. Erst beim zweiten Durchlauf wird automatisch verifiziert, ob die Daten korrekt im SAP verbucht wurden. Erst dann wird der Datensatz im smapOne Portal gelöscht.
Urlaubsantrag - Kommunikation über Microsoft Flow
Komplexer dagegen ist der Prozess "Urlaubsantrag". Die reine Erfassung des Urlaubs (normaler Urlaubstag, Bildungsurlaub, Zeitkontoabbau etc.) erfolgt durch den Mitarbeiter mittels smap. Die Daten werden über Microsoft Flow direkt in einer strukturierten Mail verarbeitet und an ein internes Ticketsystem übertragen. Dadurch wird ein Ticket ausgelöst, welches an den jeweiligen Vorgesetzten zur Genehmigung gesendet wird. Nach der Genehmigung des Urlaubs wird dieser automatisch im SAP verbucht.
Wartung IT-Netzersatzanlage - Kommunikation vom Ticketsystem Richtung smapOne
Im internen Ticketsystem wird einmal pro Monat ein Serienticket ausgelöst. Dadurch wird automatisch eine Aufgabe in der entsprechenden smap für einen Mitarbeiter erstellt. Der Mitarbeiter geht anschließend an das Aggregat und erfasst dort die entsprechenden Daten. Die Daten werden anschließend über Microsoft Flow in einer strukturierten Mail wieder an das Ticketsystem zurückgegeben. Das Ticket im System wird mit den entsprechenden Daten versorgt und kann dann geschlossen werden.
Welche Schritte waren notwendig, um die Integration umzusetzen?
Integration in verschiedenste Systeme ist ein sehr individuelles und komplexes Thema. Es kann vorab nicht pauschal gesagt werden, wie lange eine Integration dauern und wie aufwendig die Anbindung sein wird. Masa wurde bei sämtlichen Schritten der Integration und Einführung im Unternehmen durch smapOne unterstützt: Integrationscheck, Schulung zur Schnittstelle und Automationsmöglichkeiten sowie Deep-Dive-Workshops.
Daher wurde zum Start ein gemeinsamer Integrationsworkshop durchgeführt, um zu prüfen, welche Möglichkeiten die REST-API (Dokumentation) und Microsoft Flow hergeben und wie die Systeme auf Seite des Kunden aufgebaut sind. Ein IT-Mitarbeiter von Masa hat dann sehr schnell selbst angefangen, erste smaps zu bauen und sich intensiv mit den Schnittstellen beschäftigt. Aufbauend darauf gab es einen weiteren Deep-Dive-Workshop zum Thema Microsoft Flow und Schnittstellen. Parallel dazu fanden regelmäßige Abstimmungen mit den Technical Consultants und Developern von smapOne statt. Das Projekt und die Kommunikation wurde agil, unkompliziert und in beiden Richtungen transparent umgesetzt. Orientierung hat dabei ein kleiner Leitfaden von smapOne gegeben. Zwischen den ersten Gesprächen und der finalen Umsetzung vergingen letztlich nur knapp vier Wochen.
Was hat sich verbessert?
Den größten Mehrwert hat Masa durch die durchgängige Lösung geschaffen: Von der vereinfachten Erfassung bis hin zum automatisierten Versenden der Daten in die existierenden Systeme. Neben SAP wurden weitere Systeme wie Microsoft Teams angebunden. Informationen über eine erfolgreiche Montage werden kurz automatisch als Statusinformation für die Außendienstmitarbeiter oder Projektleiter ins Microsoft Teams gepostet.
Am häufigsten werden Apps zur Zeiterfassung und der Urlaubsantrag benutzt. Hier ist die Erfassung wesentlich komfortabler und einfacher für den Nutzer als die vorherige Lösung. Die smap "Health Check" wiederum erzielt bei der Erfassung der Daten und Bearbeitung im Nachgang eine deutliche Zeitersparnis von knapp 30 Prozent. Immer wieder wird hier nun das gleiche strukturierte Ergebnis erzeugt.
Weitere smaps für die Monteure sind in Vorbereitung und werden ebenfalls zu einer deutlich effizienteren Nachbearbeitung beitragen.
Wie funktioniert die digitale Umstellung im Unternehmen?
Drei Creatoren bauen aktiv die smaps für Masa. Im Moment kommen die Ideen zu neuen smaps hauptsächlich von den Creatoren, da die übrigen Mitarbeiter aufgrund der Corona-Krise noch nicht ins Thema smapOne eingeführt werden konnten. Masa hat alle Mitarbeiter ins Home-Office geschickt und quasi über Nacht beschlossen, die App zur Zeiterfassung für alle aktiv zu schalten. Somit wurden die Mitarbeiter ohne Einführung angehalten, die neuen smaps zu nutzen. Das hat sehr gut funktioniert und nach und nach kommen auch Ideen von den App-Nutzern selbst.
Masa ist mittlerweile auch Beta-Tester für neue Funktionen auf der smapOne Plattform und kann so direkt bei der Weiterentwicklung unterstützen.
