SPEDITION PRUSCHKE GmbH
Interview: Speditionsleiter Daniel Lippert erklärt App-Lösung im Unternehmen Pruschke
Was war die Herausforderung?
"Wir, die Spedition Pruschke, bekamen den entscheidenden Anstoß aus unserem Kundenumfeld. Vemehrt kam die Frage auf, ob wir Papierprozesse nicht auch digital abbilden könnten; so ließe sich vielerorts Zeit und folglich Geld sparen. Auch intern wurde über das Thema Digitalisierung von Arbeitsprozessen gesprochen, aber bis dato gab es keine für uns geeignete Kompaktlösung, die auf unsere flexiblen Bedürfnisse zugeschnitten war.
Anwendungsfälle des Qualitätsmanagements wie die Abfahrtskontrolle, Unfallmeldung, Führerscheinkontrolle und Arbeitszeitaufzeichnung kamen uns zuerst in den Sinn. Diese zu digitalisieren würde enorm viel Zeit und Kosten sparen, da die Informationen schnell und einfach für unsere Fahrer zu Verfügung stehen.
Auch für die reizlosen und zeitintensiven Schulungen des Arbeits- und Brandschutzes suchten wir zusätzlich eine digitale Lösung, da es immer eine Herausforderung darstellt, einen geeigneten Termin für alle Mitarbeiter zu finden. Der Wunsch nach einem Tool, in dem wir alles abbilden konnten, wurde damit immer größer. Insbesondere die Idee eines Appbaukastens war für uns sehr interessant."
Wie sieht Ihre Lösung aus?
"Mit dem installierten Qualitätsmanagement können unsere Fahrer ihr Kraftfahrerhandbuch jetzt digital verwalten. Das Beste daran: jeder kann Ideen zur Verbesserung einbringen. Ich versuche mich dabei immer wieder als Ideengeber und frage die Kollegen, wo sie Potentiale zur Prozessverbesserung sehen. Diese Anregungen setze ich in kurzer Zeit um und kann es dann gleich den Kollegen zeigen. So erarbeiten wir uns die Gesamtlösung.
Gerade auch unser Team an Fahrern, die nun täglich erleben, wie sie ihre eigenen Prozesse verbessern können, haben oft gute Ideen und Verbesserungsvorschläge. Schritt für Schritt übertragen wir die digitalisierten Prozesse in den Arbeitsalltag unserer Mitarbeiter. Besonders wichtig ist für uns, die Mitarbeiter mitgestalten zu lassen und nicht nur mit Informationen und Neuerungen zu überrollen. Deshalb ist smapOne so klasse, da der Gesamtprozess unberührt bleibt und sich alle in Ruhe an die neue App gewöhnen können."
"Ziel ist es, 18 smaps mit smapOne umzusetzen. Bisher werden 5 aktiv genutzt.“
Was hat sich verbessert?
"Wir haben sehr stark an Flexibilität gewonnen: Änderungen an den smaps können wir selbst jederzeit kurzfristig und individuell vornehmen. Es braucht kein teuer bezahltes Entwicklerteam dafür. Das ist für uns ein enormer Vorteil. Es wurde ein gemeinsam entwickelter Standard eingeführt, indem all unsere Mitarbeiter über Neuerungen zeitgleich informiert werden. Mit einem Klick können wir mittels smapOne Informationen schneller und kontinuierlicher überliefern.
Auch unsere Verwaltungsangestellten verspüren eine deutliche Entlastung in ihrer täglichen Arbeit. Die Umstellung auf digitale Urlaubsscheine erleichtert deren Bearbeitung, Weiterleitung oder Versand an Vorgesetzte. Ein weiterer Vorteil ist die verbesserte Datenqualität in Bezug auf die Lesbarkeit und die Gewährleistung der Datensicherheit und -speicherung."
Wie hat die digitale Umstellung im Unternehmen funktioniert?
"Uns war klar, dass wir einen guten Change-Prozess brauchen, um alle Mitarbeiter mitzunehmen und gleichermaßen für smapOne zu begeistern. Ich startete diesen Prozess mit einer Initialschulung, um unsere Fahrer mit der Notwenigkeit und Funktionsweise digitaler Business Apps vertraut zu machen. Uns war bewusst, dass der Wechsel zu digitalen Lösungen nicht einfach wird, da der Mensch allgemein auf Bewährtes vertraut und Neuem teilweise skeptisch gegenüber steht. Deswegen war es für uns wichtig, zu erfahren: Was sind die Bedürfnisse oder Bedenken der Mitarbeiter? Und wie können wir hierbei unterstützen?
Regelmäßige Schulungen zum Umgang mit smapOne, die tägliche Anwendung der smaps und der Erfahrungsaustausch unter den Kollegen förderten das Interesse an der Nutzung von digitalen Lösungen, sodass wir mittlerweile eine sehr gute Akzeptanz im Unternehmen erreichen konnten. Wir haben noch viele Ideen für neue smaps. Ich freue mich auf diese Form des digitalen Wandels!"
- Herr Lippert, vielen Dank für das Interview!
