VersorgungsBetriebe Elbe GmbH
Digitale Dokumentation von Störungsbehebungen via App
Was ist die Herausforderung?
Die VersorgungsBetriebe Elbe GmbH versorgt circa 23.000 Einwohner in der Region Lauenburg/Elbe und Boizenburg/Elbe mit Energie und Wasser. Neben der Sicherung des Netzbetriebes steht aber auch die Zukunftsfähigkeit der Region im Fokus des Versorgers – das impliziert schnelle Reaktionsfähigkeit und Transparenz den Kunden gegenüber.
Damit das Versorgungsnetz reibungslos läuft, ist die vollständige und exakte Dokumentation etwaiger Betriebsabläufe, Wartungsarbeiten, Störungen oder Arbeitsunfälle notwendig. Bisher kam hier ein großer Aufwand auf die Mitarbeiter der VBE zu. Das machte sich im Arbeitsalltag deutlich bemerkbar: Papierformulare zum Teil mit vierfach-Durchschlag führten zu ungleichmäßiger Datenqualität, die Erfassung wichtiger Informationen nahm zu viel Zeit in Anspruch.
Manchmal wurden z.B. einige Versorgungsstörungen auf Grund des hohen Dokumentationsaufwandes erst nach Tagen oder sogar gar nicht aufgezeichnet. Eine Gesamtübersicht mit interner Möglichkeit zur Datenauswertung fehlte komplett.
Wie sieht die Lösung aus?
Heute nutzen die Versorgungsbetriebe 14 verschiedene, selbstständig gebaute Apps zur Prozessdokumentation. Dies erleichtert nicht nur den Arbeitsalltag der 28 App-Nutzer, sondern auch aller weiteren VBE-Mitarbeiter, die auf eine reibungslose und zügige Zusammenarbeit angewiesen sind.
Geht beispielsweise eine Störungsmeldung über die Hotline bei der Meldestelle ein, beginnt der Mitarbeiter sofort mit der Dokumentation und sendet eine Kopie der Daten an den Bereitschaftsmonteur weiter. Dieser begibt sich anschließend zum Einsatzort, wo er nach der Ankunft an der Störungsstelle die Dokumentation ergänzt und zusätzliche Informationen wie Fahrt- und Ankunftszeit einträgt.
Die Dokumentation von Fahrt- und Ankunftszeit dient der versicherungstechnischen Absicherung, z.B. bei Gasschäden. Darüber hinaus wird durch regelmäßige telefonische Rückmeldungen des Außendienstmitarbeiters die dienstliche Personenabsicherung im Störungseinsatz sichergestellt.
Insgesamt erfolgt das gesamte Einsatzszenario jetzt schneller, sicherer und bequemer für alle Beteiligten.
Was hat sich verbessert?
Die Vorteile von smapOne sind für die VBE schon jetzt kaum mehr wegzudenken: Mit der Verlagerung von Papierformularen zu mobilen Apps am Handy spart das Unternehmen Papier, Zeit und unbeliebte Klemmbrett-Arbeit. Sachbearbeiter im Büro warten nicht mehr darauf, dass der jeweilige Außendienstmitarbeiter ausgefüllte Dokumentationen im Büro abgibt. Nach Datenerfassung und -versand erhält der Meister oder Vorarbeiter sofort eine E-Mail mit den benötigten Informationen im Posteingang und beginnt mit der Weiterverarbeitung.
Durch die digitale Informationsübertragung werden somit Medienbrüche vermieden. Erfasste Datensätze können nun übersichtlich für interne Analysen ausgewertet werden, etwaige Prozessanpassungen sind ohne großen Aufwand realisierbar. Auf Grundlage dessen kann die Geschäftsführung datenbasierte Entscheidungen treffen und Meister und Vorarbeiter ihre Monteure zielgerichtet einsetzen.
Ein Beispiel: Wenn ein Monteur das Innenleben von Kabelverteilschränken erfasst, kann der Vorgesetzte im Büro den Zustand des Schrankes bewerten und anhand von Fotos entscheiden, ob und welche Ersatzteile gegebenenfalls zu bestellen sind.
Wie funktioniert die digitale Umstellung im Unternehmen?
Die Integration der App-Lösung verlief bei den VBE unmittelbar und ganz ohne Übergangsphase, denn die Papier-Alternative war in kürzester Zeit in der Praxis einsatzbereit. Während die VBE Mitarbeiter der technischen Lösung zu Beginn noch skeptisch gegenüberstanden, waren sie schon nach kurzer Eingewöhnungszeit begeistert von der App-Anwendung.
Heute möchte niemand mehr auf die bequeme, digitale Datenerfassung verzichten. Die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit von smapOne motiviert die App-Nutzer zu eigenen Ideen, Anregungen oder Wünschen, die schnell einbezogen und umgesetzt werden können. Die Apps werden damit stetig optimiert und gleichen sich dynamisch an die vielfältigen Arbeitsschritte an. Das merken auch die Mitarbeiter: Sie fühlen sich in den Prozess einbezogen und in ihrer Meinung wertgeschätzt.
Für die Zukunft ist bereits die Digitalisierung weiterer Einsatzszenarien geplant. Zum Beispiel für die Materialerfassungen im Lager: Dort möchte der Versorger entnommene Materialien per QR-Code scannen und per App an die Lagerverwaltung zur automatisierten Verarbeitung schicken. Somit kann z.B. das Erreichen von Mindestbeständen im Lager besser überwacht werden. Auch eine App im Bereich Business-to-Customer steht schon auf der Wunschliste der VBE – Kunden sollen bspw. per App Zählerstände erfassen und diese direkt zurückmelden.
