Ingenieurbüro Müller & Partner
Digitalisierung für Sachverständige:
Unfallschäden per App doppelt so schnell dokumentiert
Was ist die Herausforderung?
Das Ingenieurbüro Müller & Partner ist Spezialist für die technische Fahrzeugprüfung. Die Mitarbeiter des Unternehmens sind hauptsächlich als Sachverständige zur Dokumentation von Unfallschäden unterwegs. Nachdem die Brüder Philipp und Moritz Müller das Familienunternehmen vor etwa acht Jahren übernommen haben, setzen sie nun auf Expansion. Dabei sehen sie zwei konkrete Herausforderungen:
Zum einen ist die Branche hart umkämpft : Es ist schwer neue Mitarbeiter zu finden und das volle Produktivitätspotential auszuschöpfen. Der digitale Wandel wird hier zwangsläufig zu einer Veränderung des Fachgebiets führen, die existenzbedrohend für das Unternehmen sein könnte.
Als zweite Herausforderung sehen die Geschäftsführer die umfangreiche Dokumentation der Sachverständigen: Bei ihren Einsätzen erfassen sie verschiedene Informationen, auf deren Basis sie dann ein Schadensgutachten erstellen. Angaben wie zum Beispiel Adressen der Unfallbeteiligten, Standort von Fahrzeugen, Zustände der Fahrzeuge, Reifengrößen oder Ausstattungen im Fahrzeug müssen von den Experten deshalb sorgfältig protokolliert werden. Diese Dokumentationsaufgabe fällt im Durchschnitt bis zu zehn Mal pro Tag an.
Bisher haben die zuständigen Sachbearbeiter die Informationen mühsam auf Papierformularen notiert, die einzelnen Zettel gesammelt und später an die Verwaltung weitergegeben. Die Verwaltungsmitarbeiter im Büro haben diese dann händisch auf den PC übertragen und einen digitalen Bericht erstellt. Auf die lange Sicht war das ein aufwändiger, ineffizienter Verarbeitungsprozess.
Das Team war sich einig: Eine Veränderung musste her.
Wie sieht die Lösung aus?
Die Geschäftsführer Philipp und Moritz Müller fühlen sich von der Digitalisierung angespornt: Mit smapOne hat Müller & Partner eine geeignete, moderne Alternative zur analogen Dokumentation gefunden. Die Apps sind für das Unternehmen eine All-in-One Lösung für Datenerfassung, -weitergabe, -verarbeitung und -archivierung.
Noch während die zuständigen Sachverständigen unterwegs sind, können sie bereits alle wichtigen Daten eines Auftrags in die App eintragen und absenden. Diese Ortsunabhängigkeit ist ein großer Vorteil in puncto Zeitersparnis, denn die Verwaltung kann die empfangenen, fertigen Berichte ohne unnötige Wartezeiten direkt archivieren. Die vorher notwendige Übertragung der Informationen auf den PC entfällt. Die gewonnene Zeit kann nun für andere Aufgaben eingesetzt werden und das Team arbeitet effizienter.
Und Geschäftsführer Philipp Müller ist stolz: Er erstellt die Apps für sein Unternehmen selbst - ganz ohne Programmierkennntnisse.
Was hat sich verbessert?
Dank des unkomplizierten App-Einsatzes hat sich der Zeitaufwand bei Schadensdokumentationen um die Hälfte reduziert. Darüber hinaus verbessert sich die Datenqualität deutlich: Häufig waren Informationen durch unsaubere Handschriften oder schlechte Wetterbedingungen unleserlich geworden – die digital erfassten Angaben hingegen sind unabhängig von etwaigen Rahmenbedingungen. Die standardisierte App-Eingabe verhindert diese Fehlerquellen von vornherein.
Insgesamt verbessert die digitale Lösung von smapOne auch den professionellen Auftritt des Unternehmens nach außen, denn die digitalen PDF-Berichte der Schadensaufnahmen erfreuen auch die Auftraggeber des Ingenieurbüros.
Mit der Möglichkeit, Fotos direkt in Berichten zu integrieren, kommt das Ingenieurbüro auch seiner Nachweispflicht besser nach. Zum Beispiel können die Sachverständigen jetzt mit Angabe der Reifengröße direkt ein Bild anhängen, welches die erfasste Angabe zur Größe der Reifen bestätigt. Die Bilder sind praktischerweise direkt im Dokument vorhanden und müssen nicht nachträglich eingefügt werden. Auch die mobile Nutzung der smapOne App wirkt sich positiv auf den Workflow aus, denn Datenaufbereitung oder nachgelagerte Bearbeitungen gehören der Vergangenheit an.
Wie funktioniert die digitale Umstellung im Unternehmen?
Für das Ingenieurbüro Müller & Partner sind die kleinen digitalen Helferlein von smapOne die perfekte Lösung, um die bisher analoge Dokumentation von Unfallschäden abzulösen und betrieblichen Prozesse noch produktiver zu gestalten.
Zum Test des Mehrwerts von smapOne startete das Unternehmen mit einer Pilotphase. Anfänglich musste der Geschäftsführer Philipp Müller zwar noch etwas Überzeugungsarbeit leisten, aber schon nach den ersten App-Anwendungen in der Praxis wollte niemand mehr zurück zu Zettel und Stift. Der hohe Benutzerkomfort am mobilen Endgerät und die intuitive Bedienung der App machten die Integration der neuen Lösung so leicht, dass das Ingenieurbüro sogar auf zusätzliche Produkt-Schulungen verzichten konnte.
Die geschäftsführenden Brüder Müller möchten die digitale Lösung nun nicht mehr missen. Je länger ihr Team mit den digitalen Formularen arbeitet, desto besser fügen sie sich in den Arbeitsalltag ein.
"Heute ist smapOne ein fester Bestandteil der internen Abläufe.", sagt Philipp Müller.
