Rhenus SN digital GmbH & Co. KG
Rapid Prototyping zeigt Potentiale der Digitalisierung in Fachbereichen auf
Die digitale Transformation schreitet in allen Geschäftsbereichen voran, Zielmärkte wandeln sich, neue Anforderungen treten auf. Der Innovation Hub der Rhenus SN Digital hat es sich zur Aufgabe gemacht, für diese Herausforderungen der Rhenus Home Delivery sowie der Rhenus High Tech stetig neue, innovative Lösungen zu finden, um diese Felder des Logistik-Konzerns schlagkräftig und effizient zu halten. Ein besonderes Augenmerk liegt dabei auch auf der Suche nach Lösungen für die Optimierung der Prozesse im operativen Bereich.
Was ist die Herausforderung?
Auf Team- und Arbeitsgruppenebene ist der Bedarf an schnellen, digitalen Arbeitserleichterungen am größten. Papierformulare, Datenerfassung mit Medienbrüchen, aufwendige Ablagesysteme sowie eine nachträgliche manuelle Datenaufbereitung und -weitergabe gehören hier meist noch zum Alltag. Übersprungene Punkte in Checklisten, unleserliche Schrift und Fehler in der Übertragung, zeitverzögertes Einreichen von Berichten, die dann in Ordnern verschwinden und eine Wetterunbeständigkeit der Protokolle fordern das Ablösen von Zettel und Stift.
Um das Ziel einer mitarbeiterorientierten Prozessdigitalisierung zu erreichen, wurde nach charmanten, schnellen Umsetzungsmöglichkeiten für Ideen gesucht. smapOne bot mit dem App-Baukasten für Nicht-ITler ein Tool für die schnelle Prototypen-Entwicklung. Ideen, den einen oder anderen manuellen Prozess zu digitalisieren, ließen sich schnell und einfach austesten. Die entstandenen Prototypen-Apps waren nah an einer möglichen Endanwendung, sodass die Fachabteilung schon im Entstehungsprozess für die Optimierung und Entscheidung einbezogen werden konnte.
Wie ist Rhenus in die konkrete Umsetzung gegangen?
Carsten Schleinig, Projektmanager im Innovation Hub ging mit den Managern für Qualitätsmanagement und Arbeitssicherheit in den engeren Austausch. Im QM wird sehr viel Papier für einzelne Checklisten und Audits verwendet, jedoch erfahren die beschriebenen Formulare im Nachgang keine weitere Beachtung. Erfasste Daten wurden übertragen und abgeheftet. Es fanden selten Auswertungen statt, um beispielsweise Fragen zu beantworten oder Muster zu erkennen, wie: Wo sind Fehlerhäufigkeiten? Wurden alle Prüftermine eingehalten?
Ein Prozess wurde als besonders geeignet herausgefiltret: Die Fahrzeugprüfung. Mit ca. 500 Fahrzeugen im Fuhrpark aus eigenem Bestand wie auch von Subunternehmern und einem turnusmäßigen Prüftermin pro Monat pro Fahrzeug wurde hier ein häufig wiederkehrender Routineprozess transformiert.
Prozess vorher: Das geduldige Papier
Im Büro der Fahrzeugprüfer wurden die notwendigen Zettel ausgedruckt. Ein Kollege aus der Disposition ging damit raus auf den Hof und führte die Fahrzeugprüfung durch. Mittels einer Digitalkamera wurden Fotos von Beschädigungen aufgenommen und in einen zentralen Sammelordner übertragen. Der handschriftliche Prüfbogen verschwand abgeheftet in einem anderen. Sieben Tage haben Subunternehmen bei der Feststellung eines Schadens Zeit, um erneut vorstellig zu werden. Diese Nachprüfungen mussten manuell zum Vorgang zugeordnet werden. Kennzahlen für das Fuhrparkmanagement konnten nur mühsam händisch ermittelt werden.
Prozess nachher: Ein Prototyp im Live-Check
Schleinig transformierte den analogen Prüfbogen im App Designer von smapOne in ein digitales Formular. Anschließend wurde der Prototyp dieser "Fahrzeugprüf-App" an Fuhrparkmanager verteilt. Nach der inhaltlichen Kontrolle testeten die Prüfer den Prototypen im Alltag. Der Kollege ruft nun auf seinem Smartphone oder Tablet die kreierte App auf, befüllt alle Pflichtfelder und fotografiert über das Kamera-Symbol im Protokoll alle Schäden. Mit dem Absenden des Datensatzes gelangt dieser in digitaler Form in die Dokumentenablage. Sofern Schäden festgestellt wurden, bekommt der Subunternehmer automatisch einen PDF-Bericht mit dem Prüfprotokoll zugesendet. Bestimmte Kennzahlen, die sich nun ebenso automatisiert aus den strukturierten Datensätzen ablesen lassen, liegen dem Niederlassungleiter dank der Verbindung zu Power BI in grafischer Form vor.
- Vermeidung von Medienbrüchen
- Verbesserte Datenqualität durch Pflichtfelder
- Erhebliche Zeitersparnis bei der Aufbereitung der Daten
- Durchgängige Datentransparenz und Kennzahlen-Ermittlung
Vom Prototypen zur fertigen, individuellen Lösung
Von der ersten Version des Prototyps bis hin zur finalen wurden schnell und einfach Anpassungen durchgeführt. Beschreibungen wurden verfeinert, einzelne Bausteine wurden herausgenommen, andere kamen hinzu. Bei der digitalen Transformation war es Schleinig von vorn herein wichtig, analoge Prozesse nicht 1:1 abzubilden. Alle Prüfpunkte und Abfragen wurden hinterfragt, angereichert, neu strukturiert und vereinfacht – nach dem sog. Minimum-Viable-Product-Ansatz (MVP).
Der finale Prototyp des Fahrzeugchecks konnte nach nur kurzer Zeit vom Innovations-Team an das zentrale Qualitätsmanagement übergeben werden. Hier übernahm ein Mitarbeiter die weitere Verwaltung der smap (mit smapOne erstellte App). Er passte diese an die individuellen Gegebenheiten der verschiedenen Niederlassungen an, verteilt die fertigen smaps an Nutzer im Fuhrpark und pflegt die Stammdatenlisten, auf die in den smaps zugegriffen wird (mehr zum Datensatzauswahl-Baustein).
Wie sieht die Integration der Lösung im Konzern aus?
Rhenus legt viel Wert auf einen hohen Qualitätsstandard bei den Fahrzeugen. Wird der Schaden nur manuell dokumentiert, dann stellt dies durch die hohe Fehleranfälligkeit eine Gefahr dar – für den eigenen Fahrer aber auch für das Umfeld. Mit der Digitalisierung des Prüfprozesses wurden nun die Nachteile der manuellen Kontrolle und Auswertung aufgelöst. Schleinig bestätigt, es gäbe noch viele weitere Prozesse gerade im Qualitätsmanagement, die von der schnellen Prototyp-Entwicklung mit smapOne profitieren können (z.B. Prüfung der Feuerlöscher bei Hallenbegehungen).
Durch den erfolgreichen Proof of Concept-Beweis bauen nun ca. 11 Kollegen eigene smaps mit smapOne. Aus den Ideen für Einsatzszenarien im Lager, auf dem Hof sowie im QM und im Büro sind bis jetzt ca. 74 kleine Prototypen-smaps entstanden – Tendenz stark steigend. Für den Innovation Hub stellt das einfache Baukastenprinzip von smapOne ein wichtiges Innovations-Tool dar, um kleine Prozesse schnell selbst im Team zu digitalisieren, auszutesten, zu verbessern, an Kollegen zu verteilen und schlussendlich den Logistik-Riesen im Bereich Home Delivery und High Tech effizient und wettbewerbsfähig zu halten.
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