SHELL (SWITZERLAND) AG
Außendienstmitarbeiter dokumentieren Audits per eigener App
Was ist die Herausforderung?
Gerade für eines der größten Energieunternehmen der Welt ist die regelmäßige interne Überprüfung der Qualitäts- und Sicherheitsmanagementsysteme unabkömmlich. Je nach Betreiberart lässt die Shell Switzerland AG ihre Tankstellen entweder einmal pro Quartal oder Jahr anhand sogenannter Auditchecklisten prüfen. Eine Auditcheckliste ist dabei eine Art Fragebogen, in dem sich die entsprechenden Normforderungen widerspiegeln und dessen Umfang jeweils zwischen 3 bis 20 Fragen variiert. Diese werden von Shells Außendienstlern - den Territory Managern - vor Ort an die entsprechenden Vertriebspartner gestellt. Abgefragt werden beispielsweise Verhaltensweisen bei Überfällen, Funktionstests oder auch Shop-spezifische Informationen zu Standort, Einzugsgebiet oder Lage.
Dafür war bisher ein mehrstufiger Prozess notwendig, welcher für die jeweiligen Territory Manager einen hohen zeitlichen und manuellen Aufwand bedeutete: Denn die Außendienstler notierten ihre Kontrollergebnisse zunächst in Excel-Tabellen, ehe sie diese später in die korrekten Systeme eingepflegten - erst dann wurden die Daten zugänglich für die zuständigen Fachbereichsleiter. Ob die Verantwortlichen ihre Audits korrekt und vollständig durchgeführt hatten oder ob noch Punkte offen geblieben waren, erfuhren die Vorgesetzten also stets erst nach Abschluss der Kontrollen. Dies führte zu langen Reaktionszeiten sowie Diskrepanzen zwischen Soll- und Ist-Checks.
Wie sieht die Lösung aus?
Heute erfassen die zuständigen Außendienstmitarbeiter alle Daten der notwendigen Qualitätskontrollen per smapOne App am mobilen Endgerät. In der digitalen Auditcheckliste können die Territory Manager nun einerseits ankreuzen, ob die Normanforderung erfüllt wurde oder ob eine Abweichung vorliegt. Andererseits haben sie die Möglichkeit an den betreffenden Stellen der Checkliste Notizen hinzuzufügen. Dabei protokollieren die Territory Manager ihre Audits nun in Echtzeit und schicken die abgeschlossenen Datensätze direkt an ihre Vorgesetzten weiter.
Was hat sich verbessert?
Die vorher notwendige Übertragung in andere Systeme entfällt und die Informationen sind schneller für Dritte verfügbar. Mithilfe des direkten Reportings können die Vorgesetzten den aktuellen Stand des jeweiligen Checks zeitgleich abrufen und sofort handeln, wenn Bestandteile der Kontrollen vernachlässigt oder nicht durchgeführt worden sind. Insgesamt halbiert die Shell Switzerland AG mithilfe der smapOne Apps die vorher benötigte Zeit für die Tankstellen-Checks: Die App-Lösung reduziert den Schreibaufwand, fördert eine agile Arbeitsweise und macht bestimmte Eingaben wie z. B. die manuelle Eintragung des Stations-Ortes durch die integrierte Standorterfassung obsolet.
Die gewonnene Zeit kommt auch der Work-Life Balance der Territory Manger zugute, denn diese sparen durch die direkte Datenerfassung erhebliche Arbeitszeit ein. Auch die Vorbereitungszeit für die Erstellung neuer Checklisten verringert sich, da die Kontrollen oftmals einen analogen Aufbau haben und die bestehenden Apps einfach dupliziert sowie flexibel an neue Gegebenheiten angepasst werden. Während die inhaltliche Abstimmung für die Checks vorher mindestens einen Monat Vorlauf brauchte, dauern Änderungen mittlerweile nur noch wenige Stunden.
Wie funktioniert die Integration der neuen Lösung?
Die Shell Switzerland AG hat mit smapOne ein flexibles Tool gefunden, das sie an die Anforderungen der unterschiedlichen Tankstellen-Audits in der DACH-Region anpassen kann. Aufgrund der einfachen Handhabung des App-Baukastens und der direkten Datenerfassung und -weiterleitung konnte Shell die App-Lösung für verschiedene Anwendungsfälle seiner Tankstellen-Checks in der DACH-Region einsetzen. Die intuitive Bedienung und die enormen Zeit-Einsparungen überzeugen dabei sowohl die administrativen Fachbereichsleiter als auch Außendienstler, die unmittelbar am Prozess teilhaben.
