Paal Dental Vertriebs GmbH
Zahnmedizintechnik: Technischer Service per App erfasst
Was ist die Herausforderung?
Das Familienunternehmen Paal Dental GmbH steht für individuelle Beratung, höchste Produktqualität und lückenlosen Service im zahnmedizinischen Bereich. Um Patienten eine zuverlässige Betreuung auf höchstem Niveau bieten zu können, müssen die entsprechenden Behandlungsgeräte in den Arztpraxen hundertprozentig verlässlich sein. Paal Dental hat sich deshalb auf die fachmännische Installation, regelmäßige Wartungen und stetige Modernisierungen der technischen Ausstattung spezialisiert.
Bisher waren die Techniker dafür jeweils mit 3 Formularen zur Servicedokumentation ausgestattet. Bei insgesamt bis zu 225 Aufträgen in der Woche entstand dabei ein enorm hoher Papieraufwand. Die einzelnen Arbeitsschritte hingen außerdem von der Zusammenarbeit zwischen den Kollegen ab – mangelhaft ausgefüllte Formulare oder unleserliche Handschriften führten immer wieder zu Fehlern. Doch nicht nur das: Der gesamte Prozess der Datenweitergabe und -nachbearbeitung war ein regelrechter Zeitfresser.
Bei plötzlichen Technik-Ausfällen in Arztpraxen ist allerdings ein Höchstmaß an Flexibilität gefragt. Um seinen Kunden stets bestmögliche Servicequalität zu gewährleisten, war Paal Dental auf der Suche nach einer digitalen Alternative der Datenerfassung. Der Anspruch: die Reaktionsfähigkeit sollte erhöht, Ressourcen geschont und die Inhalte der bisherigen Papierformulare vollständig abgebildet werden.
Wie sieht die Lösung aus?
Mit smapOne hat Paal Dental die Lösung gefunden, um alle Einzelschritte eines aufwändigen Prozesses in einen produktiven Workflow zu verwandeln: Einsatzszenarien wie das der Servicedokumentation werden ab jetzt mit individuell angepassten Apps erledigt. Schnell, papierlos und fehlerfrei.
Der zuständige Techniker erfasst im Einsatz alle wichtigen Informationen am Tablet, das betrifft beispielsweise den Tätigkeitsnachweis, etwaige Reparaturen oder benötigte Ersatzteile. Besonders praktisch sind die integrierten Funktionen für Fotos, Zeitstempel und Unterschrifteneingabe – alles erscheint später direkt im fertigen PDF-Bericht. Nach Beendigung des Auftrags sendet der Außendienstler die Daten ins Büro und der zuständige Kollege beginnt sofort mit der Weiterbearbeitung. Kein Warten, kein Nachfragen, kein zusätzlicher Aufwand nötig.
Was hat sich verbessert?
Mit der digitalen Datenerfassung bearbeitet Paal Dental seine Kundenaufträge nun effizient, ergreift ohne Zeitverlust die notwendigen Sofortmaßnahmen und stellt Rechnungen direkt nach den Einsätzen.
Die erfassten Daten werden im rechtskräftigen PDF-Dokument übersichtlich und auch für Auftraggeber nachvollziehbar dargestellt, sodass alle Beteiligten von der erhöhten Datenqualität profitieren. Bei der Datennachbearbeitung spart das Unternehmen pro Servicebericht 20 Minuten, bei bis zu 225 Aufträgen pro Woche sind das 75 Stunden – wertvolle Zeit in der Servicebranche. Dazu kommt die Einsparung der hohen Papierkosten und eine erleichterte Zusammenarbeit zwischen den Kollegen. Eine Win-Win-Situation.
Wie funktioniert die digitale Umstellung im Unternehmen?
Paal Dental verfolgt selbst das Leitmotiv „Wer erfolgreich ist, wächst!“ – und das ist auch in der Innovationsfreude des Unternehmens spürbar. Schon vor der Nutzung von smapOne gehörten Tablets zum Arbeitsalltag, weshalb die Integration der selbst erstellten Formular-Apps problemlos und schnell funktionierte. Die Idee für Digitalisierung weiterer Einsatzszenarien wie beispielsweise die Werkstattreparatur steht bereits in den Startlöchern.
